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Excel oder Software? Entscheidungshilfe für die richtige Liquiditätsplanungs-Lösung
10.3.2026
Die Frage „Excel oder Software?" stellt sich jedes KMU irgendwann. Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihre Situation zu treffen.
Excel: Stärken und Schwächen
Stärken
- Kostenlos (bei vorhandenem Office) oder mit Google Sheets
- Maximale Flexibilität: Jede Formel, jedes Layout möglich
- Keine Einarbeitung: Fast jeder kann Excel bedienen
- Offline verfügbar: Keine Internetabhängigkeit
- Datensouveränität: Alle Daten bleiben auf Ihrem Rechner
Schwächen
- Fehleranfällig: Eine falsche Formel kann die gesamte Planung verfälschen
- Keine automatische Bankanbindung: Daten müssen manuell eingepflegt werden
- Versionschaos: „Liquiditätsplan_v3_final_FINAL.xlsx"
- Keine Zugriffsrechte: Wer die Datei hat, sieht alles
- Wartung liegt bei Ihnen: Formeln, Updates, Backups
Spezialisierte Software: Stärken und Schwächen
Stärken
- Automatische Bankanbindung via API: Echtzeitdaten
- Eingebaute Logik: Cashflow-Berechnung, Szenarien, Forecasting vorkonfiguriert
- Mehrbenutzer: Verschiedene Rollen und Zugriffsrechte
- Professionelles Reporting: Board-ready Reports auf Knopfdruck
- Support: Bei Problemen gibt es Hilfe
Schwächen
- Kosten: 50–500 € / Monat je nach Anbieter und Umfang
- Einarbeitung: Neues Tool lernen braucht Zeit
- Weniger flexibel: Nicht jeder Sonderwunsch ist umsetzbar
- Abhängigkeit: Vom Anbieter, von der Internetverbindung
- Datenschutz: Finanzdaten liegen in der Cloud
Entscheidungsmatrix
| Kriterium | Excel reicht | Software lohnt sich |
|---|---|---|
| Unternehmensgröße | Bis 10 Mitarbeiter, 1 Mio. € Umsatz | Ab 10+ Mitarbeiter, mehrere Mio. Umsatz |
| Bankkonten | 1–2 Konten | 3+ Konten, mehrere Banken |
| Planung erstellt | 1 Person (Inhaber / Controller) | Mehrere Personen, verschiedene Abteilungen |
| Aktualisierung | Wöchentlich manuell vertretbar | Tägliche Echtzeitdaten gewünscht |
| Reporting | Intern, informell | Bank, Investoren, Board |
| Komplexität | 1 Währung, wenige Gesellschaften | Mehrere Währungen, Konzernstruktur |
Der Mittelweg: Excel + Buchhaltungssoftware
Viele KMU finden die optimale Lösung in der Kombination:
- Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk, DATEV) für Ist-Daten und Belegmanagement
- Excel oder Google Sheets für Planung, Szenarien und Szenarioanalysen
- KPI-Dashboard für die visuelle Überwachung
Wann umsteigen?
Wechseln Sie auf Software, wenn:
- Die manuelle Dateneingabe mehr als 2 Stunden pro Woche kostet
- Fehler in der Excel-Planung bereits zu Fehlentscheidungen geführt haben
- Externe Stakeholder professionelle Reports erwarten
- Ihre Liquiditätsplanung mehr als eine Person betrifft
Fazit
Weder Excel noch spezialisierte Software ist pauschal besser. Excel ist der richtige Start für jedes KMU. Wachsen Sie heraus, wenn die Grenzen spürbar werden — und wählen Sie dann eine Lösung, die zu Ihrer Größe und Ihren Anforderungen passt.